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 会计论文
浅谈会计电算化的内部控制
发布时间:2016-08-28 点击: 发布:中国论文期刊网
【摘要】随着计算机网络技术的普及和广泛应用,越来越多的企业开始实行会计电算化管理。建立系统、完善的会计电算化系统给企业的财务管理和会计核算工作带来了巨大的便利和新的挑战。一方面:由于计算机和信息处理技术的应用和推广,加快了会计数据信息的处理速度,很大程度上避免了因会计工作人员的疏忽大意和计算失误而出现差错;另一方面:会计电算化系统的推广也给企业的内部管理和控制带来了许多新的问题和挑战。在新的形势下,建设一套与会计电算化系统相配套的内部控制制度,充分发挥会计电算化给会计工作带来的便捷和高效,才能使企业的内部管理和控制跟上时代的步伐,才能为企业的发展提供正确的经营决策信息,进而保证企业的资产安全,为企业创造良好的效益奠定坚实的基础。
【关键词】 会计电算化 审计   内部控制 
会计电算化是以计算机网路技术为基础的现代化信息、数据处理工具、以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论作为理论支撑,将两者中的技术和理论综合应用于会计核算和财务管理工作中,进而提高企业财会管理水平和企业的经济效益,从而实现会计工作的现代化。企业的会计电算化将是财务会计领域内的一次重大突破,促进了会计核算方式的转变,改善了数据的处理方法和程序,保证了数据的储存形式,极大的丰富了会计相关的数据领域,提高了会计信息质量。
   1.电算化内部控制现状及问题
当前,建立一套系统、完善的会计电算化体系是一项长期而艰巨的任务。由于企业内部控制形式、范围及数据处理都在发生着变化,在一些大中型企业和主要事业单位中先后建立了会计信息系统。随着在国内财会软件市场处于主导地位的用友系列财务软件和U3财务软件先后与济源豫光金等一些大中型企业的成功签约合作,涉及到工业、通信业、食品加工、制药、烟草、电力、行政事业等多个行业领域,为近几年来经济的快速发展做出了重大的贡献。但在会计电算化体系的发展成长中也存在一些问题制约着会计电算化的发展。
  随着经济社会的向前发展,会计电算化内部控制的形式、范围、数据处理方式发生了变化。内部控制的关键点在于将不相容职务的分离,计算机会计系统和传统的手工会计系统一样,对可能存在引起作弊、欺诈嫌疑的经济业务,都不可能安排一个人或一个部门直接经手到底,会有由几个人或几个部门共同负责。在会计电算化系统中,不相容的职务主要有:系统开发与系统操作职务、数据维护管理职务与电算审核职务、数据录入职务与审核记帐职务、系统软硬件管理职务与系统档案管理职务等。企业为了防止经济业务上出现舞弊或欺诈的情况,建立一套工作职责分明的内部控制制度以及进行职务轮势在必行,将企业会计内部控制的形式由原来的制度控制逐渐向制度控制和程序软件控制转变。传统的内部控制主要针对交易处,新形势下内部控制的范围得到拓宽。在新的发展形势下,企业会计电算化内部控制的数据处理方式也发生了变化。在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、会计报表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,不仅造成财务人员的工作量大,而且也容易产生细节数据上的计算错误。而在会计电算化环境下,只需将原始数据输入或通过外部转换系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下分别进行会计分录编制,在通过凭证的审核、过帐、确认后,有计算机自动完成打印输出。由计算机完成的科目汇总、借贷平衡、会计报表等工作大大降低了财务人员的工作量,避免了计算中出现的错误,提高了会计工作人员的工作效率。
    2.会计电算化给企业内部控制提出的新要求
  会计电算化要求企业内部控制要确保原始数据操作的准确性,要控制操作人员的权限性,要避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险。
在会计电算化中,计算机程序对输入的原始数据通过专业软件自动进行加工处理,并储存在硬盘中,计算机输出的数据也在程序的控制下,会计工作中所有的记帐、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。由于电脑中输入的原始数据是由人工事先进行审核后输入的,一旦原始数据出现错误或者在输入中出现错误,计算机将无法识别,只会将错就错、按部就班地继续进行各种计算工作,最终影响到输出数据的准确性。计算机自动加工处理输出数据的准确性完全依赖于原始数据输入的准确性,这就要求一切数据的处理方法和过程都必须规范化,并保证准确性和相对的稳定性,这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。
  授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些相应负责人员的审核和签章。在施行会计电算化后,工作职能划分发生了巨大的变化。由于智能化工具的普遍应用,会计工作、业务处理全部都是以电算化系统为主,会计电算化功能的强大和高度集中导致了职责的集中,一些工作人员既从事数据的输入工作,又可兼顾数据的输出和报送工作。因此,如果不加强内部控制,就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行操纵,从而加大了出现错误和舞弊的风险。
  在传统的手工会计系统中,企业相关的经济业务情况均有纸张记录,相关资料的增、删、修改等改动部分都可以从各自的笔迹和印章上加以分辨并分清责任。在实施会计电算化后,会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁盘中,使会计核算无纸化,修改数据不留痕迹。磁性介质也易受损坏,且有丢失或毁损的危险。所以会计电算化对会计档案管理提出了更高的要求:不仅要保存纸质会计核算资料,而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序,以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。

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